Kaip gauti pasiūlymus iš penkių tiekėjų per 24 valandas, o ne per savaitę

Štai kaip iš tikrųjų vyksta dauguma dalių užsakymų mažoje gamykloje. Priežiūra pirmadienį paduoda sąrašą. Pirkimai padalija jį pagal tikėtinus tiekėjus ir pirmadienio popietę išsiunčia keturis laiškus. Vienas tiekėjas atsako antradienio rytą. Kitas ketvirtadienį. Trečias trečiadienį užduoda klausimą, kurį išsiaiškinti pavyksta iki penktadienio. Ketvirtas neatsako niekada. Užsakymas išeina kitą pirmadienį, savaitę po to, kai atėjo sąrašas, ir visą tą laiką pirkimų vadybininkė galvoje nešiojasi keturis neužbaigtus darbus.

Nė vienas iš šių vėlavimų atskirai nėra neprotingas. Tiekėjai užsiėmę, sąrašai neaiškūs, o el. paštas yra el. paštas. Bet visas procesas sukonstruotas taip, kad užtruktų savaitę, ir taip būti neturi. Štai kaip suorganizuoti užklausą, į kurią atsakymai grįžta per dieną.

Kas yra užklausa ir kas nėra

Kainų užklausa, angliškai RFQ, yra formalus prašymas tiekėjui nurodyti kainą ir pristatymo terminą konkrečiam prekių sąrašui. Tai ne informacijos užklausa ir ne prašymas pasiūlyti sprendimą. Užklausa sako: štai tikslios detalės, pasakykite kainą ir datą.

Šiame apibrėžime slypi priežastis, kodėl dauguma užklausų užtrunka savaitę. Jei sąrašas netikslus, tiekėjas negali jo įkainoti, gali tik klausti. Viskas, kas rašoma toliau, kyla iš to, kad užklausa turi būti pakankamai tiksli, jog klausimo nereikėtų.

1 žingsnis. Siųskite sąrašą, kurį galima įkainoti

Didžiausia lėtų pasiūlymų priežastis yra sąrašas, kurį reikia interpretuoti. Kiekviena eilutė turi turėti gamintoją, gamintojo detalės numerį, trumpą aprašymą, kiekį ir vienetą. Ne „24 V relė“, o „Phoenix Contact 2903370, PLC-RSC-24DC/21, 10 vnt.“

Siųskite kaip skaičiuoklę. PDF ar nuotrauka kitoje pusėje perrašoma, o perrašant sukeičiami skaitmenys. Jei eilutėje priimate kito gamintojo atitikmenį, taip ir parašykite prie tos eilutės. Jei ne, nerašykite nieko ir tikėkitės tikslios detalės.

Pavyzdys iš elektros skydo. Sąraše „kontaktoriai 9 A, 6 vnt.“ yra klausimas. „Schneider kontaktoriai LC1D09BD, 6 vnt., atitikmuo tinka“ yra eilutė, kurią tiekėjas gali įkainoti per minutę ir, jei Schneider neturi, pasiūlyti atitikmenį ir aiškiai tai pažymėti. Siemens kontaktoriai 3RT2016 arba ABB kontaktoriai AF09 čia yra tinkamas atsakymas, jei prie eilutės taip parašyta. Tas pats galioja, kai sąraše automatiniai jungikliai: numeris su charakteristika ir polių skaičiumi, o ne „automatas 16 A“. Ir jei sąraše maišosi magnetiniai kontaktoriai varikliams ir moduliniai kontaktoriai apšvietimui, gamintojo numeris yra vienintelis būdas, kad tiekėjas nesupainiotų vienų su kitais.

Dešimt minučių prie sąrašo sutaupo dvi dienas aiškinimosi laiškų. Jokio kito žingsnio grąža nėra tokia didelė.

2 žingsnis. Klauskite tinkamų penkių tiekėjų, o ne įprastų dviejų

Dauguma mažų gamyklų viską siunčia tiems patiems dviem tiekėjams ir stebisi, kad abu lėti neįprastose eilutėse. Sprendimas yra klausti tiekėjų, kurių katalogas iš tikrųjų padengia eilutes, ir klausti pakankamai jų, kad viena tyla nesustabdytų užsakymo.

Mišriam sąrašui penki yra geras skaičius. Paprastai tai reiškia vieną ar du plataus asortimento tiekėjus, kurių sritis yra elektros komponentai ir pramonės automatika, vieną guolių ir pavarų specialistą, vieną tiekėją mechanikos ar pneumatikos eilutėms ir vieną internetinį katalogą kaip kainos atskaitos tašką. Lietuvoje daugelis pirkėjų kaip atskaitos tašką naudoja tarptautinius katalogus, tokius kaip TME Lietuva, Elfa Lietuva ar RS Components Lietuva, kur automatikos prekės ir automatikos komponentai turi viešą kainą. Tiekėjas, kuris eilutės neturi, jos atsisakys arba ignoruos, ir tai gerai, kol kas nors kitas buvo paklaustas.

Patikimų tiekėjų sąrašas su stulpeliu, kas kuriam geriausiai sekasi, yra visa, ko reikia. Jį susidaryti užtrunka pusdienį, ir kita užklausa nebeprasideda nuo tuščios adresų knygos. Paprastas tiekėjų kvalifikacijos vertinimas čia yra trys klausimai: ar atsakė laiku, ar pasiūlė tai, ko prašyta, ar pristatė tai, ką pasiūlė. Po penkių užklausų sąrašas susidėlioja pats.

3 žingsnis. Nustatykite terminą ir jo laikykitės

Pasiūlymai be termino atkeliauja tada, kai pardavimų inžinierius iki jų prieina. Pasiūlymai su terminu atkeliauja iki termino, arba gaunate ankstyvą „nespėsime“, kas beveik tiek pat naudinga.

Terminą rašykite laiško temoje ir pirmame sakinyje. „Užklausa 34 eilutės, atsakymas iki antradienio 12:00.“ Dvidešimt keturios valandos realu sandėlio prekių sąrašui, išsiųstam darbo dienos rytą. Keturiasdešimt aštuonios valandos sąžininga sąrašui su keliomis užsakomomis eilutėmis. Savaitė nėra terminas, tai kvietimas padėti užklausą į krūvos apačią.

Pasakykite, kas bus pasibaigus terminui: užsakymas bus pateiktas pagal gautus pasiūlymus. Tiekėjai, kurie žino, kad užsakymas tikras ir ribotas laike, pakelia jį eilėje aukščiau.

4 žingsnis. Pasakykite, kas šiame užsakyme svarbiausia

Tiekėjas, kuris siūlo aklai, siūlo tai, ką turi. Jei pasakote, ko siekiate, jis siūlo geriau. Užtenka trijų sakinių.

Jei prioritetas kaina, pasakykite, kad užsakymas keliaus mažiausiai bendrai sumai su pristatymu, ir prašykite kainos su pristatymu. Jei prioritetas data, nurodykite datą ir prašykite patvirtinti kiekvieną eilutę pagal ją bei pasakyti, kurių eilučių nespės. Jei prioritetas greitis, prašykite sandėlio eilučių su pristatymu kitą dieną ir atskiro termino likusioms.

Tai taip pat sustabdo dažniausią nesėkmę, kai pigiausias pasiūlymas pasirodo turįs keturių savaičių terminą būtent tai eilutei, kurios reikėjo pirmiausia.

5 žingsnis. Nurodykite atsakymo formatą

Atsakymas yra vieta, kur savaitė vėl pradingsta, nes penki pasiūlymai grįžta penkiais formatais ir kažkas turi juos sudėlioti. Prašykite atsakyti jūsų pačių skaičiuoklėje, kiekvienoje eilutėje įrašius kainą, terminą ir pasiūlytą detalės numerį, o pristatymo kainą nurodžius atskirai. Dauguma tiekėjų tai padarys, jei paprašysite, o tie, kurie nepadarys, kai ką pasako ir apie tai, kaip jie tvarkys užsakymą.

Aiškiai prašykite, kad bet koks pakeitimas būtų pažymėtas prie eilutės. Prašykite galiojimo termino. Prašykite, kad trūkstamos eilutės būtų pažymėtos kaip nesiūlomos, o ne paliktos tuščios, kad žinotumėte skirtumą tarp „ne“ ir „pamiršo“.

Paprastas užklausos šablonas Excel programoje

Užklausos šablonas, kurį susikuriate vieną kartą, atrodo taip. Antraštės blokas su jūsų įmone, pristatymo adresu, užklausos numeriu, išsiuntimo data ir atsakymo terminu. Tada eilučių lentelė: eilutės numeris, gamintojas, gamintojo detalės numeris, aprašymas, kiekis, vienetas ir stulpelis „atitikmuo tinka“. Dešinėje stulpeliai, kuriuos pildo tiekėjas: pasiūlytas detalės numeris, vieneto kaina, terminas dienomis, pastabos. Po lentele trys eilutės tiekėjui: pristatymo kaina jūsų adresu, galiojimo data ir mokėjimo sąlygos.

Tą patį failą siųskite visiems penkiems. Atsakymai grįžta tos pačios formos, o palyginimas užtrunka minutes, o ne popietę.

Priminimų problema

Net padarius visa tai, vienas tiekėjas iš penkių termino nespės. Skirtumas tas, kad dabar tai žinote antradienį vidurdienį, o ne penktadienį, ir galite arba priminti vieną kartą, arba pateikti užsakymą be jo.

Didžiausia tradicinio užklausų proceso kaina yra ne laukimas, o dėmesys. Keturi neužbaigti darbai visą savaitę, kiekvieną rytą reikalaujantys patikrinimo, virš darbo, kuriame jų ir taip užtenka. Aiškus terminas ir fiksuotas atsakymo formatas suspaudžia tai iki vieno patikrinimo vienu metu.

Kai net 24 valandos priminimų yra per daug

Viskas šiame straipsnyje yra apie tai, kaip užklausų procesą gerai atlikti rankomis. Tai veikia. Bet tai priklauso nuo to, ar pirkimų vadybininkė tai daro kiekvieną kartą, kiekvienam sąrašui, ir po to dar susidaro palyginimą. B2B pirkimai mažoje įmonėje retai turi tam atskirą žmogų.

PartM8 egzistuoja toms gamykloms, kurios verčiau to nedarytų. Dalių sąrašą pateikiate vieną kartą, o gamintojų numeriai patikrinami pagal katalogą dar prieš ką nors išsiunčiant. Sąrašas keliauja tik tiems tiekėjams, kurių katalogas atitinka eilutes, ir kiekvienas iš jų siūlo pagal matomą terminą. Per 24 valandas gaunate vieną bendrą pasiūlymą, o ne penkis, kur kiekviena eilutė įkainota su pristatymu, su terminu ir tiekėju, sudėliota pagal jūsų pasirinktą taisyklę: mažiausia kaina, geriausia kaina iki datos arba greičiausias pristatymas. Nepadengtos eilutės išvardytos kaip nepadengtos, o ne tyliai numestos. Priimate arba ne, abiem atvejais nemokamai. Užklausa penkiems tiekėjams vis tiek įvyksta. Tik jūs nebesate tas žmogus, kuris ją vykdo.

Dažniausiai užduodami klausimai

Kas yra kainų užklausa? Kainų užklausa, angliškai RFQ, yra prašymas tiekėjui nurodyti kainą ir pristatymo terminą konkrečiam detalių sąrašui. Ji skiriasi nuo informacijos užklausos ir nuo prašymo pateikti sprendimo pasiūlymą.

Kiek laiko duoti tiekėjams atsakyti į užklausą? Standartinių sandėlio prekių sąrašui, išsiųstam darbo dieną, realu 24 valandos. Duokite 48 valandas, jei sąraše yra užsakomų ar specialių eilučių. Terminą visada rašykite laiško temoje ir pasakykite, kad užsakymas bus pateiktas pagal iki tol gautus pasiūlymus.

Kiek tiekėjų klausti? Tiek, kad visas sąrašas būtų padengtas ir viena tyla nesustabdytų užsakymo. Mišriam pramoninių dalių sąrašui penki yra praktiškas skaičius: du platūs tiekėjai, du specialistai ir vienas internetinis katalogas kaip atskaitos taškas.

Ką turi turėti užklausos šablonas? Jūsų įmonę ir pristatymo adresą, užklausos numerį ir atsakymo terminą, eilučių lentelę su gamintoju, detalės numeriu, aprašymu, kiekiu ir vienetu. Palikite stulpelius tiekėjui įrašyti pasiūlytą numerį, vieneto kainą, terminą ir pastabas, taip pat pristatymo kainą, galiojimo datą ir mokėjimo sąlygas.