Pigiausias pasiūlymas retai būna pigiausias: kaip teisingai palyginti tiekėjų pasiūlymus

Tam pačiam 34 eilučių dalių sąrašui atkeliauja trys pasiūlymai. Vienas PDF, vienas Excel failas, vienas įrašytas tiesiai į el. laiško tekstą. Pirkimų vadybininkė atsidaro visus tris, ranka susidaro lyginimo lentelę ir pasirenka mažiausią sumą. Po dviejų savaičių buhalterė klausia, kodėl yra keturios pristatymo sąskaitos, priežiūros vadovas klausia, kodėl 17 eilutėje kitas gamintojas, o „pigiausias“ užsakymas kainavo daugiau nei būtų kainavęs bet kuris iš kitų dviejų.

Tai nėra istorija apie neatidžią pirkėją. Taip nutinka savaime, kai pasiūlymai lyginami pagal skaičių apačioje. Šis straipsnis apie tai, kaip lyginti juos pagal tai, kas iš tikrųjų lemia kainą.

Pirmiausia patikrinkite, ar visi trys pasiūlymai yra už tą patį

Prieš lyginant bet kokią kainą, sudėkite pasiūlymus greta originalaus sąrašo ir kiekvienai eilutei užduokite tris klausimus.

Ar tai ta pati detalė? Ne tas pats aprašymas, o tas pats gamintojo numeris. Tiekėjai tyliai keičia detales dažniau, nei kas nors norėtų pripažinti: kartais todėl, kad neturi prašyto gamintojo, kartais todėl, kad jų sistema automatiškai parinko „panašią“ prekę. Pasiūlymas, kuriame parašyta „guolis 6205 2RS“, kai prašėte SKF 6205 2RS1 C3, pakeitė gamintoją ir numetė tarpelio klasę, ir kaina mažesnė ne be priežasties. Kai lyginate, kokia turėtų būti guoliai kaina, lyginkite tik pilnus žymėjimus. SKF guoliai kaina paprastai aukštesnė nei kitų gamintojų, ir tai teisinga tik tada, kai pasiūlyme išties yra SKF.

Ar tas pats kiekis ir vienetas? Pasiūlymas už 1 ritę, kai prašėte 100 metrų, gali būti tas pats arba dešimt kartų daugiau.

Ar yra visos eilutės? Pasiūlymas, kuris apima 31 iš 34 eilučių, nėra palyginamas su tuo, kuris apima visas 34, o trys trūkstamos eilutės paprastai yra būtent tos nepatogios, kurias ilgiausiai teks ieškoti kitur.

Tik kai kiekviena eilutė sutampa arba kiekvienas skirtumas užrašytas, kainų palyginimas kažką reiškia.

Lyginkite kainą su pristatymu, o ne katalogo kainą

Kaina su pristatymu, arba landed price, yra tai, kiek detalė kainuoja prie jūsų durų: prekė, plius transportas, plius bet koks mažo užsakymo ar tvarkymo mokestis, be PVM. Tai vienintelė kaina, kurią verta lyginti.

Dauguma pasiūlymų rodo prekės kainą, o pristatymą mini kažkur kitur arba tik užsakymo patvirtinime. Mažam užsakymui skirtumas didelis. Guolis už 15 eurų su 12 eurų kurjeriu nėra pigesnis už guolį už 22 eurus su nemokamu pristatymu. Kai sąrašas padalytas trims tiekėjams, trys atskiri pristatymai gali kainuoti daugiau nei visas sutaupymas iš pigiausios eilutės kiekvienoje vietoje.

Prašykite kiekvieno tiekėjo nurodyti pristatymo kainą jūsų adresu pačiame pasiūlyme ir paaiškinti antkainių taisykles. Tada į lentelę įdėkite stulpelį „kaina su pristatymu“ ir lyginkite tik jį.

Tai ypač svarbu, kai perkamos elektros prekės internetu arba elektrotechnikos prekės iš didelių katalogų platformų. Kataloge rodoma vieneto kaina atrodo maža, o pristatymo ir minimalaus užsakymo sąlygos pasirodo tik krepšelyje.

Suskaičiuokite pristatymus ir sąskaitas

Užsakymas, padalytas trims tiekėjams, yra trys pristatymai, kuriuos reikia priimti, patikrinti ir užpajamuoti, ir trys sąskaitos, kurias reikia suderinti su trimis važtaraščiais. Niekas šio laiko į pasiūlymą neįrašo, bet tai tikras darbas tikriems žmonėms, ir mažam užsakymui jis dažnai didesnis nei kainų skirtumas.

Jei dviejų tiekėjų sumos skiriasi keliais procentais, visą sąrašą atiduoti vienam paprastai pigiau, kai suskaičiuojate priėmimą ir dokumentus. Lyginimo lentelė turėtų rodyti, kiek pristatymų ir kiek sąskaitų sukuria kiekvienas scenarijus.

Terminas yra kainos dalis

Pasiūlymas su mažesne kaina ir keturių savaičių terminu pigesnis tik tada, jei galite laukti keturias savaites. Jei detalė reikalinga planiniam sustabdymui po dešimties dienų, keturių savaičių pasiūlymas nėra pasiūlymas, tai mandagus atsisakymas.

Terminą fiksuokite kiekvienai eilutei, o ne visam pasiūlymui. Tiekėjas, kuris turi 30 eilučių sandėlyje ir 4 užsakomas, dažnai nurodo vieną pristatymo datą, blogiausią iš 34. Paklauskite, ar sandėlio eilutes išsiųs dabar, o likusias vėliau, ir ką tai daro su pristatymo kaina.

Paimkime tipišką pavyzdį: dažnio keitiklis. Sąraše yra eilutė „dažnio keitiklis 3kW, dažnio keitiklis vandens siurbliui“. Vienas tiekėjas sandėlyje turi Danfoss dažnio keitiklį. Kitas siūlo kito gamintojo analogą už mažesnę kainą, bet po trijų savaičių. Trečias siūlo dažnio keitiklį vienfazį, nes neįsiskaitė, kad reikia trifazio. Danfoss dažnio keitiklis, kitas gamintojas ar dažnio keitiklis vienfazis yra trys skirtingos detalės, o ne trys kainos. Dažnio keitiklis kaina čia yra paskutinis klausimas. Pirmieji du yra: ar tai ta detalė ir kada ji atvažiuos.

Tada dar prieš lygindami nuspręskite, kas šiame užsakyme svarbiausia: mažiausia bendra suma, pristatymas iki datos ar kuo greičiau. Skirtingi užsakymai turi skirtingus atsakymus, ir „geriausias“ pasiūlymas keičiasi kartu su atsakymu.

Pasiūlymo galiojimas ir kas būna po to

Pasiūlymai baigia galioti. Daug pramoninių tiekėjų kainą laiko savaitę ar dvi, kai kurie 24 valandas nestabilioms prekėms, pavyzdžiui, elektronikos komponentams. Jei jūsų tvirtinimo procesas užtrunka dešimt dienų, pasiūlymas, galiojantis septynias, yra pasiūlymas, kurio negalite priimti toks, koks parašytas.

Įrašykite galiojimo datą į lentelę. Jei du pasiūlymai artimi, o vienas galioja ilgiau, tai jo naudai, nes alternatyva yra prašyti naujo pasiūlymo ir pradėti iš naujo.

Tiekėjų lyginimo lentelė, kurią susidarysite per penkias minutes

Atsidarykite tuščią skaičiuoklę. Viena eilutė kiekvienai originalaus sąrašo eilutei. Tada kiekvienam tiekėjui po keturis stulpelius: pasiūlytas detalės numeris, vieneto kaina, terminas dienomis ir žyma, jei detalė pakeista arba eilutės nėra. Po tiekėjų blokų vienas stulpelis pristatymo kainai pagal tiekėją ir maža suvestinė po lentele, kur kiekvienam tiekėjui nurodyta prekių suma, pristatymo kaina, suma su pristatymu, kiek eilučių padengta, ilgiausias terminas ir galiojimo data.

Tai ir yra visa lentelė. Ji nėra sudėtinga, ir tai yra esmė. Ji priverčia kiekvieną pasiūlymą įgauti tą pačią formą, kad skirtumai būtų matomi, o ne paslėpti PDF viduje.

Jei pastebite, kad statote ją kiekvieną savaitę, tai jau savaime yra signalas.

Remontuoti ar keisti taip pat yra palyginimas

Kai kurios dalių sąrašo eilutės nėra detalės. Tai sprendimas, ar pirkti naują, ar remontuoti. Elektros variklio remontas vietinėje dirbtuvėje bus lyginamas su nauju varikliu iš tiekėjo, ir palyginimas vyksta pagal tas pačias taisykles. Kaina su pristatymu, terminas ir tai, ką iš tikrųjų gaunate: pervyniotas variklis turi tą pačią naudingumo klasę kaip anksčiau, naujas gali būti geresnis, ir naujas ateina su garantija. Kai klausiate, kokia elektros variklis kaina, greta įrašykite ir remonto kainą, ir lyginkite abu tuo pačiu būdu.

Ta pati logika tinka smulkioms detalėms. Kontaktorius kaina tarp tiekėjų Lietuvoje gali skirtis dvigubai tai pačiai detalei, ir vienintelė priežastis, kodėl niekas to nepastebi, yra ta, kad kontaktoriai perkami po vieną ir skubiai. Kai perkate visą skydą, lyginimas jau apsimoka.

Kur palyginimas paprastai lūžta

Trys dalykai nugali net gerą lyginimo lentelę. Pirma, pasiūlymai ateina skirtingu laiku, todėl lentelė niekada nėra pilna tą dieną, kai kam nors reikia atsakymo. Antra, „lentelė“ statoma iš naujo kiekvienam užsakymui, ranka, to paties žmogaus. Trečia, net tobulas palyginimas pasako, kas buvo pasiūlyta, o ne tai, ar tiekėjas iš tikrųjų pristatys tai, ką pasiūlė. Ar jūsų paieška yra „guoliai Vilnius“, „guoliai Kaunas“, ar keitiklis iš tiekėjo kitame Lietuvos gale, problema ta pati.

PartM8 sukurta aplink šias tris problemas. Pateikiate vieną sąrašą, jis keliauja tik tiems tiekėjams, kurių katalogas atitinka eilutes, ir per 24 valandas grįžta vienas bendras pasiūlymas. Kiekviena eilutė rodo kainą su jau įskaičiuotu pristatymu, terminą ir iš kurio tiekėjo ji ateina. Iš anksto pasakote, kas šiame užsakyme svarbiausia: mažiausia kaina, geriausia kaina iki datos ar greičiausias pristatymas, ir pasiūlymas sudaromas pagal šią taisyklę. Kainos galioja tris dienas. Pabaigoje viena sąskaita, kad ir kiek tiekėjų stovėtų už jos. Kitaip tariant, lyginimo lentelė jau sudaryta, ir sudaryta kiekvieną kartą vienodai.

Dažniausiai užduodami klausimai

Kas yra kaina su pristatymu? Tai detalės kaina, pristatytos jūsų adresu: prekės kaina plius transportas ir bet kokie antkainiai, be PVM. Būtent ją reikia lyginti tarp tiekėjų, nes vien prekės kaina slepia pristatymo išlaidas, kurios gali būti didesnės už kainų skirtumą.

Kiek tiekėjų pasiūlymų reikia atsarginėms dalims? Įprasta taisyklė yra trys, bet tik jei visi trys teisingai lyginami pagal tuos pačius detalių numerius ir kainą su pristatymu. Trys blogai palyginti pasiūlymai yra blogiau nei vienas sąžiningas.

Kodėl tiekėjai siūlo kitą gamintoją, nei prašiau? Paprastai todėl, kad neturi prašyto gamintojo arba jų sistema automatiškai parinko atitikmenį. Problema tik tada, kai tai nepasakyta. Visada tikrinkite gamintojo numerį pasiūlyme su tuo, kuris jūsų sąraše.

Ar pigiau užsakymą skaidyti keliems tiekėjams? Pagal prekių kainą kartais. Pagal bendrą sumą dažnai ne, kai suskaičiuojate atskirus pristatymus, atskirą priėmimą ir atskiras sąskaitas. Lyginkite bendrą sumą su pristatymu pagal scenarijų, o ne pagal eilutę.